Документация: Полный архив документов в одном окне
Документация: Полный архив документов в одном окне
Модуль «Документация» от ЮНИФЛИТ помогает автопаркам автоматизировать работу с договорами, соглашениями, доверенностями, актами и другими сопроводительными документами.
Создание и редактирование документов — шаблоны для договоров, соглашений, актов с автозаполнением данных.
Печать на бланке компании — вывод готовых документов с фирменным оформлением и штампами.
Хранение актуальных и архивных копий — мгновенный доступ к любой версии файла.
Какие проблемы решает модуль «Документация»
Работа с разрозненными документами ведёт к задержкам, потерям файлов и спорам о версиях. ЮНИФЛИТ устраняет эти риски:
Потеря документов
Файлы хранятся в едином цифровом архиве с мгновенным доступом и сохранением истории изменений.
Долгое создание
Шаблоны сокращают время оформления договора с 1–2 часов до 15 минут.
Ошибки заполнения
Автозаполнение полей исключает опечатки и неточности при вводе данных.
Разрозненные документы
Система консолидирует все файлы в одном интерфейсе — они больше не теряются
Устаревшие версии
Система автоматически обновляет файлы и уведомляет сотрудников об изменениях.
Ручной учёт
Автоматические отчёты формируются по запросу — сотрудники экономят до 25 часов в месяц.
Печать бланков
Модуль автоматически выводит документы на печать на фирменном бланке компании.
Разрозненность данных
Единая система синхронизирует данные — отделы работают с актуальной версией документов.
Возможности модуля «Документация»
ЮНИФЛИТ выстраивает сквозной процесс работы с документами — от создания до архивации, с полным контролем на каждом этапе. Модуль особенно полезен компаниям с большим автопарком, частой ротацией документов и строгими требованиями к документообороту.
- Шаблоны для договоров, соглашений, актов, доверенностей;
- Автозаполнение полей (номер ТС, ФИО, дата, реквизиты);.
- Автоматическое форматирование под фирменный стиль;
- Печать с логотипами, реквизитами и штампами;
- Долгосрочное хранение с защитой от удаления;
- Поиск по ключевым словам, номерам, датам и статусам.
- Автоматическая привязка к карточке ТС по номеру или VIN;
- Распознавание типов документов (договор, акт, доверенность).
- Съёмка и загрузка фото документов прямо с телефона или планшета;
- Привязка фото к соответствующим документам в системе.
- Отслеживание статуса отправки уведомлений;
- Настройка автоматических рассылок (напоминания, уведомления).
- Импорт документов из Excel;
- Экспорт в форматы, CSV, Excel, для отчётности;
- Связь с модулем «Штрафы ГИБДД» — прикрепление постановлений к актам;
- Интеграция с модулем «Ремонты и ТО» — передача договоров на обслуживание;
- Обмен данными с модулем «ДТП» — прикрепление страховых актов;
- Синхронизация с модулем «Мониторинг транспорта» — привязка маршрутов к документам.
Работайте в привычной среде – Бесшовная интеграция Юнифлит с корпоративными системами
Юнифлит позволяет легко и быстро интегрироваться с другими системами вашей компании. Обменивайтесь данными с 1С, CRM, ERP, GPS/ГЛОНАСС и другими платформами без сложных доработок.
Как автоматизация учета сотрудников и водителей помогла навести порядок в автопарке
Сокращение времени на оформление документов на 70 %
Задача
Крупная транспортная компания с автопарком 400 ТС тратила до 50 часов в неделю на ручной ввод и оформление договоров, актов и доверенностей. До 20 % документов содержали ошибки, что приводило к задержкам в работе и спорам с контрагентами.
Решение
Компания внедрила модуль «Документация» с шаблонами для всех типов документов, настроила пакетную загрузку и интегрировала систему с бухгалтерией и CRM.
Результат
Автопарк получил прозрачный и управляемый процесс документооборота:
- время оформления договора сократилось с 1 часа до 15 минут;
- 0 ошибок в реквизитах благодаря автозаполнению;
- автоматизация отчётности — экономия 40 часов в неделю для юристов и бухгалтеров;
- снижение затрат на бумагу и печать на 30 %;
- полная синхронизация данных между филиалами.
Подберем решение для вашего автопарка. Покажем, какие модули Юнифлит подойдут именно вам: путевые листы, топливо, штрафы, ТО, логистика, аналитика и интеграции. Оставьте заявку и получите персональную консультацию бесплатно!
Автоматизируйте автопарк без лишней сложности
