Акты приёма‑передачи: цифровизация документооборота в одном решении
Акты приёма‑передачи: цифровизация документооборота в одном решении
Модуль «Акты приёма‑передачи» от ЮНИФЛИТ помогает автопаркам автоматизировать оформление сопроводительных документов при передаче транспортных средств между подразделениями, водителями или контрагентами.
Электронная подпись — акты подписываются онлайн без необходимости распечатки и физического обмена документами.
Мгновенная фиксация состояния ТС — осмотр и внесение данных через мобильное устройство или планшет в режиме реального времени.
Автозагрузка фото и документов — снимки дефектов и отсканированные бумаги подгружаются в систему сразу после съёмки.
Какие проблемы решает модуль «Акты приёма‑передачи»
Работа с бумажными актами ведёт к задержкам, потерям документов и спорам о состоянии ТС. ЮНИФЛИТ устраняет эти риски:
Потеря актов
Все документы хранятся в едином цифровом архиве с мгновенным доступом
Долгое оформление
Электронная подпись сокращает время оформления акта с нескольких часов до 15 минут.
Ошибки дефектов
Осмотр через мобильное устройство фиксирует реальное состояние с привязкой к геолокации
Разрозненные акты
Система консолидирует все акты в одном интерфейсе — документы больше не теряются
Поиск данных
История актов хранится бессрочно, их можно быстро найти по фильтрам за любой период.
Ручной учёт
Автоматические отчёты формируются по запросу — сотрудники экономят до 20 часов в месяц.
Несоответствие шаблонов
Интеграция утверждённых шаблонов стандартизирует документооборот во всех подразделениях.
Разрозненность данных
Единая система синхронизирует данные между отделами — бухгалтерия, логистика и техслужба
Возможности модуля «Акты приёма‑передачи»
ЮНИФЛИТ выстраивает сквозной процесс работы с актами — от осмотра до подписания и архивации, с полным контролем на каждом этапе. Модуль особенно полезен компаниям с большим автопарком, частой ротацией ТС и строгими требованиями к документообороту.
- Подписание актов онлайн с юридической силой;
- История подписей с указанием даты и времени
- Фиксация дефектов в режиме реального времени с фото;
- Заполнение чек‑листа состояния ТС прямо на экране планшета.
- Автоматическая загрузка снимков с камеры устройства;
- Группировка файлов по акту
- Загрузка утверждённых форм актов в систему;
- Автозаполнение полей (номер ТС, ФИО водителя, дата);
- Полная хронология всех актов по каждому ТС;
- Сравнение состояния автомобиля при передаче и возврате;
- отбор актов по параметрам: ТС, водитель, подразделение, дата, статус;
- экспорт данных в Excel и PDF для внешних проверок.
Работайте в привычной среде – Бесшовная интеграция Юнифлит с корпоративными системами
Юнифлит позволяет легко и быстро интегрироваться с другими системами вашей компании. Обменивайтесь данными с 1С, CRM, ERP, GPS/ГЛОНАСС и другими платформами без сложных доработок.
Как автоматизация учета сотрудников и водителей помогла навести порядок в автопарке
Сокращение времени оформления актов на 80 %
Задача
Крупный автопарк (300 ТС) сталкивался с задержками при передаче автомобилей между сменами водителей. До 30 % актов оформлялись с ошибками, что приводило к спорам о повреждениях. На ручной ввод данных уходило до 4 часов в день.
Решение
Компания внедрила модуль «Акты приёма‑передачи» с мобильным приложением для осмотра, настроила шаблоны актов и интегрировала систему с модулем «Ремонты и ТО».
Результат
Автопарк получил прозрачный процесс приёмки ТС:
- время оформления акта сократилось с 2 часов до 15 минут;
- 0 споров о состоянии ТС благодаря фотофиксации;
- автоматизация отчётности — экономия 35 часов в неделю для механиков;
- снижение затрат на ремонт на 2 2 % за счёт раннего выявления дефектов;
- полная синхронизация данных между филиалами.
Подберем решение для вашего автопарка. Покажем, какие модули Юнифлит подойдут именно вам: путевые листы, топливо, штрафы, ТО, логистика, аналитика и интеграции. Оставьте заявку и получите персональную консультацию бесплатно!
Автоматизируйте автопарк без лишней сложности
